Wichtige Gespräche wie zum Beispiel Personal- oder Konfliktgespräche setzen die Beteiligten schon oft im Vorfeld gehörig unter Druck. Zu unwägbar scheint in der Regel der Verlauf des Gesprächs, zu unsicher die Resultate. Keine Wunder bei dieser Anspannung, dass manches Gespräch danebengeht, eskaliert oder im Sande verläuft. Dabei gibt es einige Grundregeln, die helfen, ein Gespräch positiv zu gestalten.  

Zuallererst gehört dazu eine gute Vorbereitung, mit der ein Erfolg wichtiger Gespräche steht und fällt. Dazu gehört zum Beispiel die ernsthafte Frage, welche Ziele ich mit dem Gespräch erreichen will. Ein klares und auch für realisierbares Gesprächsziel, das die Situation aller Beteiligten so gut als möglich berück­sichtigt, verhindert, dass andere sich überfahren fühlen oder ein Gespräch ausufert und schließlich im Nirwana endet.

Ferner sollte die Einstellung gegenüber dem Ge­sprächs­partner genau überprüft werden: Liegt schon im Vorfeld eine Geringschätzung oder implizite Entwertung vor, sind die Chan­cen für einen wertschätzenden Austausch und einen produktiven Verlauf des Gesprächs eher gering. Zur Vorbereitung gehört es auch, sich den Druck zu nehmen, alle Themen innerhalb eines Treffens auf den Tisch zu bringen oder sogar lösen zu müssen. Manchmal reicht es vollkommen aus, den eigenen Eindruck zu benennen, ein Problembewusstsein zu erzeugen und dann ein Folge­gespräch zu vereinbaren.

Wie kann ich den Gesprächsrahmen festlegen?

Es ist für alle Beteiligten extrem hilfreich, wenn der Gesprächsführende gleich zu Beginn die zur Verfügung stehende Zeit, den inhaltlichen Rahmen, die Gesprächsziele sowie das Setting des Gesprächs festlegt. Auf diese Weise verhindert er Missverständnisse und inhaltliche Abschweifungen. Alle Gesprächsteilnehmer wissen, welche Themen behandelt werden und welche nicht. Punkte, die nicht zur Debatte stehen, können auf einen separaten Termin verlagert oder an andere Ansprechpartner delegiert werden.

Darüber hinaus trägt ein klar definiertes Setting dazu bei, eine dem Thema angemessene Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Teilnehmer aufs Wesentliche konzentrieren können. Ein derart definierter Gesprächsrahmen führt in der Regel zu besseren Ergebnissen, denn sie schafft Klarheit und Orientierung für alle Teilnehmenden.

Warum ist eine respektvolle Haltung wichtig?

Während des Gesprächs gibt es einige wichtige Regeln: Dazu gehört neben einer grund­legend respektvollen Gesprächshaltung auch das Herstellen des Kon­taktes über die Blickführung (ohne den anderen konstant anzuschauen) und eine offene Körpersprache. Lächeln ist dabei ausdrücklich erlaubt, solange es nicht aufgesetzt und im Gegensatz zum vorgetragenen Inhalt steht.

Wichtig ist es auch, das Gespräch im „Hier und Jetzt“ zu halten, dass heißt an konkreten Situationen in der Gegenwart zu beschreiben: Tauchen Sie nicht in bereits vergangene Geschehnisse ab, dort verlieren Sie den Gesprächspartner und Ihre Ziele aus den Augen. Auch kann es helfen, wichtige Gesprächsinhalte mit eigenen Worten zu wiederholen, um Konsens zu erzielen und Akzeptanz für den Gesprächspartner zu signalisieren. Zuletzt wichtig: Beachten Sie die 50:50-Regel. Beide Protagonisten auf der Gesprächsbühne sollten in etwa den gleichen Redeanteil haben.